Home

Jak produktywnie zarządzać zadaniami

Od dłuższego czasu eksperymentuję z różnymi narzędziami i sposobami na efektywne i produktywne zarządzanie zadaniami i czasem.

Wychodzę z założenia, że ludzki mózg świetnie radzi sobie z przetwarzaniem danych, ale niekoniecznie z ich przetrzymywaniem. Nasza pamięć jest ulotna, a zmiana kontekstu grozi ryzykiem zgubienia wątku i zapomnienia ważnych rzeczy.

Na pewno wielu z Was nieraz zrobiło ten sam błąd: mając w głowie zadania do zrobienia byliście pewni że „ogarniecie”, ale potem coś Was wyrwało – lunch, piłkarzyki czy jakieś inne zadanie, które okazało się ważniejsze. Niestety dla większości ludzi powrót po zmianie kontekstu nie jest łatwy – nasz mózg „nadpisał” w pamięci krótkotrwałej to co się działo, a proces zapamiętywania długofalowego nie miał kiedy nastąpić.

Co innego, jeśli efektywnie zanotujemy lub w inny sposób utrwalimy zadania, myśli czy inne istotne informacje. Porównałbym to do pracy komputera – mamy pamięć tymczasową (RAM) i pamięć trwałą – dysk. RAM działa szybko i „wczytuje” dane do obliczeń, ale ma ograniczone zasoby. Ponadto błąd lub wyłączenie komputera sprawia, że dane z pamięci RAM są utracone. Dysk za to jest wolniejszy, lecz dane zostają tam na zawsze – zawsze można po te informacje sięgnąć i wczytać do RAMu.

Co daje mi zapisywanie zadań?

Zrzucanie myśli do aplikacji czy narzędzia daje mi przede wszystkim… spokój. Znacie to uczucie, gdy powtarzacie sobie godzinami „kup mleko, kup mleko, kup mleko”, po to by i tak w końcu zapomnieć? Po co ten stres, że nie będziemy pamiętać, nie mówiąc już o całym tym czasie, gdy nie możemy sobie pozwolić na chwilę relaksu lub produktywności?

Zapisywanie zadań pozwala mi też łatwo przełączać konteksty – jeżeli wiem, że nie mam czasu by skończyć daną sprawę, mogę spisać na czym stanąłem, by zająć się czymś innym i wrócić do spraw później.

Dzięki zapisywaniu zadań jestem też bardziej produktywny. Mogę np. grupować je kategoriami (telefony, maile), by potem „batchować” (grupować) je ze sobą i wykonywać efektywniej. Wykonanie podobnych zadań pod rząd sprawia, że nie tracę czasu na przeskakiwanie między nimi.

Finalnie – dzięki temu mam ogromne poczucie kontroli i jestem proaktywny. Nic mnie nie zaskakuje, bo staram się uwzględniać wydarzenia z przyszłości. Nie pozwalam sobie na to by zapomnieć zapłacić ratę, zrobić przegląd czy iść do dentysty – nie muszę też ponosić konsekwencji jeśli tego nie zrobię.

Jakie zadania zapisuję

Aby uniknąć utraty informacji z mojej głowy, nauczyłem się efektywnie zapisywać zadania i ważne informacje. Używałem do tego różnych programów typu „TO-DO”, m. in. any.do, Todoist czy kalendarza. Obecnie od kilku miesięcy używam Nozbe.

Jakie zadania trafiają na moje listy? Przede wszystkim wszystkie, których nie jestem w stanie zrobić w tym momencie. Jeżeli nie robię nic konkretnego i nagle przypominam sobie, że muszę zadzwonić – nie ma problemu, po prostu dzwonię. Jeśli jednak jestem w trakcie pracy i nie chcę się rozpraszać, a równocześnie przypomnę sobie o ważnej sprawie którą miałem załatwić – ekspresowo zapisuję zadanie by załatwić to później. Potem wracam do pracy i się nie wybijam z rytmu.

Zadania, które „wpadają” mi w ciągu dnia, przeważnie trafiają do mojego „inboxu”, czy jak tłumaczą to polskie aplikacje – „skrzynki odbiorczej”. Zadania te najczęściej są spontaniczne i potem zostają przeze mnie przetworzone.

Czasami jednak jestem w trakcie planowania różnych, konkretnych zadań – wtedy rozplanowuję bardziej złożone zadania na przyszłość.

Wiele zadań, które mam do wykonania jest złożona i składa się z wielu etapów, często rozłożonych w czasie. Zadania te wymagają ode mnie przemyślenia i rozplanowania na mniejsze części. Czasami tworzę im tzw „projekty”.

Z grubsza zapisuję wszystko, do czego muszę wrócić lub nie chcę zapomnieć (także pomysły), w szczególności zadania w jakiś sposób ograniczone czasowo.

Przetwarzanie zadań

Zadania, które trafiają do mojego inboxu, przeważnie są luźnymi myślami, w Nozbe szybkie dodawanie wygląda to mniej więcej tak:

Aplikacja Nozbe integruje się z moim Macbookiem, przez co szybkim skrótem klawiszowym otwieram okno, zapisuję co jest do zrobienia i opcjonalnie ustalam kiedy się tym zająć. Ponadto, jeśli wiem że zadanie dotyczy jakiegoś projektu – w tym przypadku posiadam projekt „Zdrowie, badania” – także mogę szybko przypisać tam zadanie.

Zapisałem to zadanie gdy otrzymałem skierowanie na badania profilaktyczne, jednak nie chciałem w tym momencie się tym zajmować. Dlatego stworzyłem zadanie by zrobić inne zadania 🙂

W ten sposób buduję listę rzeczy do przetworzenia. Przeważnie jest to kilka-kilkanaście „todo” dziennie, które lądują w mojej skrzynce odbiorczej. Następnie, każdego dnia wieczorem przeglądam moją listę i planuję kolejne dni. Zarówno rozbijam zadania z tego dnia na projekty, kategorie i subtaski, jak i sprawdzam plany na kilka dni do przodu i weryfikuję czy da się coś zoptymalizować.

Moje „badania diagnostyczne” polegają na wejściu do portalu Luxmed, sprawdzeniu co mam do zrobienia i rozpisaniu kolejnych zadań:

  • Umów się na badanie krwi (telefon, jutro, 5 minut)
  • Umów się na USG (komputer, jutro)
  • Zadzwoń dowiedzieć się jak umówić się na RTG (telefon, jutro)
  • Umów się na RTG (komputer, pojutrze)

W tym momencie pierwsze zadanie zostało zamknięte, a wyprodukowałem z niego już bardzo konkretne zadania – telefon, spotkanie itd.

Zwróć uwagę, że stworzyłem dwa zadania do tak naprawdę jednej rzeczy (RTG). Robię to celowo, bo wiem że jedno zadanie wynika z drugiego. Wolę mieć ich więcej i „odhaczyć” niż za mało i czegoś zapomnieć.

Nozbe (Todoist w pewnym zakresie też) pozwala przy zadaniach dołączać załączniki, pisać komentarze i tworzyć także subtaski.

Grupowanie zadań

Grupowanie zadań to temat, nad którym wciąż pracuję. W Nozbe (w Todoist też) mamy koncept projektów i kategorii (w Todoiście to są tagi).

Projekt to taki „epic„, który grupuje zadania w większą całość, a kategoria to rodzaj zadania. Każde zadanie może być w maksymalnie jednym projekcie, ale może mieć przypisane wiele kategorii.

W moim przypadku posiadam projekty zarówno poświęcone określonemu celowi (np. „Kredyt mieszkaniowy” czy „Hakaton – przygotowania„) jak i projekty, które trwają cały czas („Długi„, „Zdrowie i badania„, „Zakupy„). Projekty tworzę i archiwizuję zależnie od potrzeb.

Kategorie z kolei służą mi do grupowania zadań po ich typie. Przykładowo zadania z różnych projektów mogą mieć kategorię „telefon„. W Nozbe mogę wyszukać wszystkie zadania z tej kategorii i przez pół godziny nic nie robić tylko dzwonić – jeśli mam na to teraz ochotę i czas. Inne kategorie to np. „komputer„, „pisanie” czy „programowanie„.

Ogólnie mam wciąż dużo do zarzucenia w kwestii grupowania – czasami coś pasuje bardziej jako projekt, czasami bardziej kategoria. Jednak nawet gdy ten system jest niedoskonały, to wciąż jest produktywny.

Czas i kalendarz

Niezwykle ważne jest dla mnie zarządzanie zadaniami w czasie. Głównym powodem porzucenia Todoista na rzecz Nozbe była efektywna, dwustronna integracja z kalendarzem Google oraz możliwość ustalania jak długo trwa dane zadanie.

Dlaczego to takie istotne? Kalendarz grupuje różne źródła, z których korzystam – kilka kont firmowych, wydarzenia z Facebooka, meetupy itd. Dochodzi do nich właśnie Nozbe, które zadanie stworzone jako „20 Maja 2019, 10:00, 5 minut” potrafi prawidłowo wbić w kalendarz jak każde inne wydarzenie. Niestety zwykłe, proste listy „TODO” przeważnie tworzą całodniowe bloki, które są mało użyteczne.

Przesuwanie zadaniami w czasie jest bardzo ważne. Tworzenie samego backlogu zadań nie jest zbyt produktywne, bo nie mamy bodźca kiedy to zadanie wykonać. Dlatego wiele poradników produktywności mówi, by nie używać TODO, tylko właśnie kalendarza.

Ja dość często przesuwam zadania – czasami czegoś nie zrobię bo mi się nie chciało, czasami nie zdążyłem, innym razem nie mogłem czegoś zrobić. Dla mnie to nie problem, bo nie mam problemu z odkładaniem zadań w nieskończoność. Dużo bardziej istotne jest, że danego dnia wieczorem planuję najbliższe kilka dni z naciskiem na jutro. Wiem, że część zadań zależy od innych zadań, więc nie mam po co trzymać je jedno pod drugim – lepiej rozłożyć w czasie, zakładając że skoro jutro zadzwonię po informację, to pojutrze będę mógł tę informację wykorzystać w kolejnym celu.

Warto pamiętać, że w dorosłym życiu mamy wiele cyklicznych obowiązków. W moim projekcie „formalności” mam przypomnienia o końcu ubezpieczenia czy przeglądu (po co szukać w papierach lub ryzykować kary?) czy nawet kiedy iść do dentysty. Za każdym razem gdy wychodzę z przeglądu zębów, zapisuję przypomnienie za 6 miesięcy by iść znowu.

Wykonywanie i odznaczanie

Każdego dnia zaczynam pracę od spojrzenia na moją listę w Nozbe. Wita mnie tam zakładka „priorytety„, która składa się z zadań oznaczonych przeze mnie jako ważne oraz te, których czas wykonania wypada na dzień dzisiejszy (oraz zaległe).

W przypadku mniej istotnych czasowo zadań, zajmuję się nimi spontanicznie – np. „wystaw zegarek na Allegro” mogę wykonać o dowolnej porze dnia, chociażby podczas przerwy obiadowej.

Zadania, które są bardziej zależne czasowo – telefony do firm, które są krótko otwarte czy zrobienie zdjęcia w świetle dziennym wspomnianego zegarka – ustawiam na konkretną godzinę.

„Odhaczenie” zadania to oczywiście coś trywialnego, a równocześnie sprawiającego ogromną przyjemność z dobrze wykonanej pracy 😉 Szczególnie lubią to Gallupowi „Achieverzy”.

Spontaniczne pomysły i inspiracje

Zaletą łatwego i szybkiego dostępu do dodawania zadań jest możliwość ekspresowego zapisania ulotnej myśli, która nawet nie musi skutkować żadnym konkretnym zadaniem. Mogę dodać zadanie nie tylko z menubara Macbooka, ale też poprzez Siri czy nawet Apple Watcha.

źródło: nozbe

Często podczas różnych czynności – np. słuchając podcastu – wpadam na różne spontaniczne pomysły lub czymś się inspiruję. Wtedy też ekspresowo dodaję do skrzynki zadania typu „Obczaj program X” czy „Sprawdź notatki do podcastu Y„. Oczywiście będąc przy komputerze parę godzin później, totalnie zapomnę o detalach z podcastu – a w ten sposób utrwaliłem już jakieś myśli!

W kwestii inspiracji i pomysłów, przeważnie podczas przeglądania skrzynki zapisuję je w Notion, gdzie prowadzę coś w rodzaju personalnego Wiki.

Czy Nozbe starcza mi do wszystkiego?

Niestety, Nozbe nie jest narzędziem idealnym. Pomijając dziwny, nieintuicyjny interfejs, do którego do dzisiaj nie mogę się przyzwyczaić (a to jakaś plaga – w Todoist tagi wybierało się @ a projekty – #, kto to wymyślił?), Nozbe jest narzędziem nieco zbyt skomplikowanym (i dość drogim) na proste Todo listy (ale to nie problem, bo do niczego nas nie zmusza), lecz równocześnie zbyt mało rozbudowanym by prowadzić złożone projekty, szczególnie w zespole.

Zespół Nozbe obecnie pracuje nad wersją 4, która ma być przeznaczona bardziej dla biznesu i pracy zespołowej – obecnie trwają zamknięte bety. Wkrótce powinna ujrzeć światło dzienne wersja publiczna.

Do projektów, które są złożone, np. zarządzanie produkowaniem aplikacji lub projekt wykończenia mieszkania używam Asany. Jest to świetne narzędzie, które w ogromnej większości firm bez problemu zastąpiłoby okropną Jirę. W Asanie korzystam ze świetnej współpracy z innymi członkami zespołu oraz z tablic kanbanowych. O Asanie napiszę jeszcze nieraz.

Podsumowanie i źródła

Dopracowane i przemyślane podejście do organizacji zadań to podstawa mojej produktywności. Pozwala mi na bezstresowane radzenie sobie ze złożonymi problemami, przełączaniem kontekstów, work life balance czy „ogarnianiem” różnorodnych, nie zawsze zależnych ode mnie zdarzeń.

Nie stresuję się, że czegoś zapomniałem, nie mam nic na głowie. Zrzucam wszystko do aplikacji by móc odpocząć, a potem przetwarzam zadania i informacje w drugą stronę, kiedy jest na to potrzeba.

Poniżej nieco źródeł, którym warto się przyjrzeć.